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POLÍTICA DE GESTIÓN DE PRIVACIDAD
POLÍTICA DE GESTIÓN DE PRIVACIDAD
1. Aplicación
La Política de Gestión de la Privacidad presenta el compromiso de Walkemore, S.A. en relación con la gestión de la privacidad de los datos personales de los titulares de los datos, así como el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos, identificado como Reglamento (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO, de 27 de abril de 2016.
Teniendo en cuenta el inventario de datos de carácter personal que Walkemore, S.A. mantiene actualizado, todos los datos considerados privados y/o sensibles gestionados de acuerdo con los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos con el fin de garantizar los derechos de los titulares de los datos.
2. Confidencialidad y privacidad de los datos personales
Para Walkemore, S.A., los titulares de los datos personales son todos los clientes corporativos contractuales, clientes web, empleados de la empresa y proveedores/prestadores de servicios (subcontratistas).
A los datos personales y/o sensibles que se ponen a disposición de Walkemore, S.A. acceden los empleados de la empresa formalmente autorizados para realizar dichas tareas.
Los datos se utilizan únicamente para actividades previamente autorizadas por los titulares de los datos a través del consentimiento previo, informado y libre.
Por lo tanto, en el compromiso de garantizar la privacidad de los datos personales, también se garantiza la confidencialidad.
La garantía de confidencialidad se asegura a través de la celebración, con los empleados de Walkemore, S.A., de acuerdos para la protección de los datos personales a los que acceden y con los que trabajan en el ejercicio de su actividad profesional.
3. Identificación del responsable del tratamiento de datos personales
El responsable del tratamiento de los datos personales es Walkemore, S.A., con sede en Rua das Casas Queimadas, nº567, 4415-439 Grijó, Vila Nova de Gaia, Portugal, nº de IVA PT 513 165 703.
4. Recogida, tratamiento, puesta en común y conservación de datos personales
4.1 Recogida de datos personales
4.1.1 Situaciones que no implican herramientas web
Los datos personales se recogen directamente de las siguientes fuentes: de rellenar el formulario de la página web de Walkemore, S.A., de solicitar un empleo y compartir el currículum vitae, de rellenar formularios en papel, de la captura de imágenes y vídeos, datos biométricos, dirección de correo electrónico o teléfono.
Los datos personales también pueden recogerse indirectamente mediante la importación del contenido del currículum vitae en la plataforma interna de gestión de candidatos.
No se ejecutará ningún otro método de recogida indirecta de datos personales.
La recogida de datos personales sensibles solo se llevará a cabo en casos estrictamente necesarios y justificados por la legislación, en concreto, y como ejemplo, para la Medicina del trabajo.
4.1.2 Situaciones que implican herramientas web
Los datos personales se recogen directamente a través de las herramientas web oficiales de Walkemore, S.A., tales como los sitios de compras en línea, o indirectamente a través de herramientas de "automatización de marketing" y publicidad "en línea" a través de socios subcontratistas debidamente autorizados y totalmente conformes con la política de gestión de la privacidad.
También se recogen indirectamente a través de socios subcontratistas para la realización de pedidos, como Amazon y Overcube.
La política de gestión de cookies complementa este tema presentando las opciones de "opt-in" y "opt-out" que están disponibles en el sitio web oficial de Walkemore, S.A.
El titular de los datos también puede optar por excluirse de los servicios de publicidad en línea en las herramientas sociales de Walkemore, S.A., a saber, Facebook, Google Ads e Instagram.
Walkemore, S.A. asume que en ningún caso un formulario manual o informatizado tendrá opciones rellenadas previamente. Todas las alternativas son seleccionadas por el titular de los datos.
La recogida de datos personales se minimizará siempre para las actividades estrictamente necesarias para el legítimo interés comercial de Walkemore, S.A..
4.2 Tratamiento de datos personales
Los datos personales autorizados solo serán utilizados por Walkemore, S.A. con la estricta finalidad de mantener sus actividades comerciales y sus obligaciones legales.
4.2.1 Situaciones que no implican herramientas web
Actividades incluidas:
Justificación
Propósito del tratamiento
Fundamentación
Gestión de los solicitantes de empleo
Análisis del currículum vitae y selección para entrevistas
Gestión del ciclo de vida de la contratación de personal
Exportación de datos del curriculum Vitae a la plataforma interna de gestión de candidatos
Contacto con el solicitante de empleo en diferentes etapas del proceso
Comunicación de datos al solicitante de empleo en caso de selección
Retención de datos para futuras oportunidades
Contacto con el solicitante de empleo para obtener nuevas oportunidades y para actualizar los datos
Gestión de recursos humanos
Gestión administrativa de los recursos humanos
Procesamiento de salarios
Gestión operativa del área de apoyo organizativo
Tarjeta de empleado y colocación en los contactos de la empresa y en el directorio de acceso
Seguridad física
Control de acceso
Imágenes de videovigilancia
Registro de asistencia
Control de la seguridad física de los edificios
Comunicación interna y externa
Publicación de noticias, testimonios, imágenes y vídeos en la página web de la empresa, boletín interno y redes sociales
Promoción de la empresa y de los eventos en los que participa
Dirección comercial
Registro de clientes en ERP y formulario de cliente
Registro y archivo de propuestas comerciales
Gestión de las relaciones con los clientes
Gestión financiera
Facturación y cobro
Información compartida con el servicio de contabilidad externo
Gestión operativa del área de apoyo organizativo
Gestión de compras
Registro de proveedores en el ERP y formulario de proveedores
Consulta de contactos de proveedores y registro de actividad
Asistencia técnica
Registro en ERP para asistencia técnica
Marcado del inicio y el final de la ruta de los técnicos para registrar la distancia recorrida
Gestión operativa del área de apoyo organizativo
Gestión de sistemas de información
Administración de cuentas del sistema de correo electrónico y servicios relacionados
Control de acceso
Preparación de las máquinas para la entrega al empleado
Retención de los datos de los empleados para el objetivo anterior
Prestación de servicios a los empleados
Consulta de contactos de socios
Gestión de las relaciones con los socios
Consulta y custodia de bases de datos de clientes
Prestación de servicios de mantenimiento de software de aplicación
No se utilizarán datos para la creación y utilización de perfiles de ventas o indicadores de productos, regiones o tendencias.
4.2.2 Situaciones que implican herramientas web
Actividades incluidas:
Justificación
Propósito del tratamiento
Fundamentación
Comercio electrónico
Registro de usuarios en la tienda en línea o en los mercados
Interés legítimo por la prestación de servicios de cliente web
Gestión de pedidos en línea en sitios web
Comunicación con el usuario/cliente en las diferentes etapas del proceso de pedido
Transferencia de datos a proveedores de logística y carga
Retención de los datos de los clientes con el registro para nuevas compras
Transferencia de datos a la plataforma de envío de boletines promocionales de marketing digital
Transferencia de datos para publicidad en línea en redes sociales
Servicio al cliente (en línea o por teléfono)
4.3. Intercambio de datos personales
4.3.1 Situaciones que no implican herramientas web
La cesión de datos personales se realizará para fines estrictamente necesarios y autorizados por el titular de los datos a modo de apoyo para el desarrollo de las actividades de Walkemore, S.A., entre las que se incluyen:
Destino de uso compartido
Datos compartidos
Fundamentación
Autoridades legales portuguesas
Número, dirección, número de identificación fiscal, número de seguridad social, datos de admisión, número de DNI
Inscripción en la Seguridad Social
Comunicación con las autoridades fiscales, aduaneras u otras entidades jurídicas
Autoridad de Control de Portugal para la Protección de Datos Personales
Número, dirección, dirección de correo electrónico, número de teléfono, número de documento de identidad
Comunicación de quejas o violaciones de la privacidad
Comunicación con las OPD
Medicina del trabajo
Nombre, fecha de nacimiento, datos de admisión, número de seguridad social
Registro de servicios de Medicina del trabajo
Creación de formularios médicos
Aseguradoras
Nombre, número de identificación fiscal, dirección, fecha de nacimiento, datos de admisión
Inscripción del empleado en el seguro de accidentes de trabajo
Entidades bancarias
Nombre, número de cuenta bancaria internacional
Tramitación de sueldos y pago de gastos
Proveedores de servicios de contabilidad
Nombre, número de identificación fiscal, dirección, número de DNI
Cumplimiento de las obligaciones fiscales y gestión de la contabilidad de la empresa
Proveedores de servicios legales
Nombre, número de identificación fiscal, dirección, número de DNI
Gestión de conflictos
Firma de contratos
Proveedores de servicios informáticos
Nombre, historial de trabajo
Presentación de candidatos para el servicio de externalización
Cualquier requisito adicional estará sujeto a una solicitud complementaria de consentimiento informado a los respectivos titulares de los datos.
Este intercambio de datos se realizará plenamente en la Unión Europea.
En relación con estos principios, los datos personales podrán transmitirse a subcontratistas que, mediante un acuerdo formal específico para cada caso, se comprometan a cumplir con los controles de seguridad necesarios de acuerdo con la política de gestión de privacidad de Walkemore, S.A..
4.3.2 Situaciones que implican herramientas web
El intercambio de datos personales solo se realizará con socios subcontratistas que hayan firmado el acuerdo de gestión de seguridad conforme a las determinaciones de la política de gestión de la privacidad de Walkemore, S.A..
Destino de uso compartido
Datos compartidos
Fundamentación
Automatización de marketing
Género, edad y fecha de nacimiento
Campañas personalizadas para el cliente
Envío de boletines de noticias y/o SMS
Nombre, dirección de correo electrónico, dirección, fecha de nacimiento, número de teléfono
Envío personalizado de noticias, campañas y ofertas al cliente
Publicidad en línea
Dirección de correo electrónico
Publicidad de Google Ads, Facebook e Instagram
Logística y entrega
Dirección de correo electrónico, nombre, número de teléfono, dirección de envío y facturación, fecha de nacimiento, método de pago, número de identificación fiscal
Requisitos operativos para la interconexión con Chronopost, CTT y DHL
Pago en línea
Número de tarjeta bancaria y referencia del cajero automático (si corresponde)
Requisitos operativos para la interconexión con HiPay y Paypal
Se comparten datos con subcontratistas formalmente autorizados para fines de marketing digital. Los datos personales relacionados con estas acciones están sujetos al consentimiento del titular de los datos y, en cualquier momento, existe la posibilidad de excluirse (opt-out).
En el caso de campañas de marketing digital con socios subcontratados intercontinentales, estas acciones pueden conducir a la transferencia de datos fuera de la Unión Europea.
En estos casos, Walkemore, S.A. implantará los controles de seguridad adecuados a cada situación de riesgo identificada, garantizando también a los titulares de los datos la garantía del cumplimiento incondicional de sus derechos y de todos los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos.
4.4 Almacenamiento de datos personales
Para cada finalidad de tratamiento Walkemore, S.A. conservará los datos personales, durante los periodos máximos que se indican a continuación:
Propósito de la conservación
Tiempo de retención
Fundamentación
Documentos legales
10 años
Requisitos legales actuales
Datos de la solicitud de empleo
5 años
Datos de recursos humanos
1 año
Datos de medicina del trabajo
5 años
Datos biométricos
Hasta el cambio de puesto o la finalización del contrato
Videovigilancia
1 mes
Publicaciones de comunicación que contienen datos personales de los empleados
Hasta el final del contrato
Dependiendo de las necesidades operativas y de la estrategia de comunicación de la organización
Publicaciones de comunicación que contengan datos personales
3 años
Datos de pedidos de cliente de contrato
3 años
Dependiendo de las necesidades operativas de la organización
Datos de pedidos de clientes web
3 años
Dependiendo de las necesidades operativas de la organización
Datos de marketing y publicidad
Hasta el "opt-out"
Inclusión de cookies, boletines de noticias y SMS
Quejas y violaciones de la privacidad
5 años
Apoyo en los procedimientos legales (si es necesario)
Registros y pruebas de auditoría
5 años
Apoyo en los procedimientos legales (si es necesario)
La retención es el almacenamiento seguro de datos, en formato digital o en papel, en recursos bajo la responsabilidad de Walkemore, S.A., que garantiza las condiciones de longevidad y uso en función del tiempo definido.
5. Derechos del titular de los datos
Walkemore, S.A., garantiza que los titulares de los datos podrán ejercer sus derechos previstos y descritos en el Reglamento General de Protección de Datos, para lo cual se ha designado un Responsable de la Protección de Datos (RPD).
El titular de los datos, con el fin de ejercer sus derechos y/o formular cualquier pregunta relacionada con este tema, es decir, presentar quejas, deberá enviar su solicitud por escrito a la dirección de correo electrónico dpo@wockshoes.com.
En caso de violación de la privacidad, el titular de los datos podrá comunicarse a través de esta misma vía o directamente con la autoridad de control.
Tras el registro de la queja o violación de la privacidad, Walkemore, S.A. asegura la ejecución de un procedimiento de comunicación con el titular de los datos informando, en el plazo debido y de acuerdo con lo dispuesto en el Reglamento General de Protección de Datos, en cada una de las fases del tratamiento de la queja, y en estricto cumplimiento de los plazos y condiciones definidos por el reglamento.
6. Roles y responsabilidades
La directiva de Walkemore, S.A. asegura que la política de gestión de la privacidad está en sintonía con la estrategia de la empresa, además de asegurar su mejora continua.
El responsable de la protección de datos tiene la función de garantizar el cumplimiento de los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos de forma continua y sistemática, que se cumplan todos los derechos de los titulares de los datos y que los controles de seguridad sean adecuados para estos fines.
Todos los empleados de Walkemore, S.A., así como sus subcontratistas, tienen la responsabilidad de cumplir y hacer cumplir los compromisos de la política de gestión de la privacidad.
7. Revisión y mejora continua
La política de gestión de la privacidad se revisará anualmente o siempre que se produzcan cambios significativos en el inventario de datos personales y/o en los soportes informáticos o documentales que garantizan los derechos de los titulares de los datos.
Cada revisión dará lugar a una nueva versión de la política de gestión de la privacidad.
8. Divulgación y publicación
La política de gestión de la privacidad se revelará a todos los titulares de datos que interactúen con Walkemore, S.A. y estará disponible previa solicitud, ya que la información contenida en la misma está clasificada como de acceso público.
La política de protección de datos está disponible en el sitio web institucional, en las herramientas de Internet que dan soporte al negocio y también en las redes sociales donde Walkemore, S.A. está presente.
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DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL
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