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  • POLÍTICA DE GESTÃO DE PRIVACIDADE


    WALKEMORE S.A.

    POLÍTICA DE GESTÃO DA PRIVACIDADE

     

    1. Âmbito

    A Política de Gestão da Privacidade apresenta os compromissos da Walkemor, S.A. em relação à gestão da privacidade de dados pessoais dos titulares, assim como para a conformidade para com o Regulamento Geral de Proteção de Dados, identificado com sendo o REGULAMENTO (UE) 2016/679 DO PARLAMENTO EUROPEU E DO CONSELHO de 27 de abril de 2016.

     

    Tendo em conta o inventário de dados pessoais que a Walkemor, S.A. mantem atualizado, todos os dados que são considerados privados e/ou sensíveis são geridos de acordo com os requisitos do Regulamento Geral de Proteção de Dados por forma a assegurar o cumprimento dos direitos dos respetivos titulares.

     

    2. Confidencialidade e Privacidade dos Dados Pessoais

    São considerados titulares de dados pessoais os clientes corporativos por contrato, clientes através de ferramentas Web, colaboradores internos e os fornecedores e prestadores de serviços (subcontratantes).

     

    Os dados pessoais e/ou sensíveis colocados à custódia da Walkemor, S.A. são acedidos por colaboradores formalmente autorizados a realizar tais tarefas.

     

    Os dados são utilizados apenas para as atividades que foram previamente autorizadas pelos titulares de dados pessoais através de consentimento previamente, informado e livre.

     

    Assim, no enquadramento do compromisso de garantia de privacidade dos dados pessoais, é também assegurada a respetiva confidencialidade.

     

    A garantia de confidencialidade é realizada através da celebração, com os colaboradores da Walkemor, S.A., de acordos para proteção de dados pessoais a que acedem e tratam no decurso das suas atividades profissionais.

     

    3. Identificação do Responsável pelo Tratamento de Dados Pessoais

    O responsável pelo tratamento de dados pessoais é a Walkemor, S.A., com sede na Rua das Casas Queimadas, n.º 567, 4415-439 Grijó, Vila Nova de Gaia, Portugal, com o número único de matrícula e pessoa coletiva 513 165 703.

     

    4.Recolha, Processamento, Partilha e Retenção de Dados Pessoais

     

    4.1 Recolha de Dados Pessoais

    4.1.1 Situações que não envolvem ferramentas Web

    Os dados pessoais são recolhidos de forma direta, através das seguintes origens: preenchimento de formulários no site da Walkemor, S.A., resposta a ofertas de emprego com partilha do Curriculum Vitae, preenchimento de formulários em papel, captação de imagem e vídeo, dados biométricos, E-mail ou telefone.

     

    Os dados pessoais podem ainda ser recolhidos de forma indireta através da importação do conteúdo do Curriculum Vitae para a plataforma interna de gestão de candidatos.

     

    Não será executado qualquer outro método de recolha indireta de dados pessoais.

     

    A recolha de dados pessoais sensíveis só será realizada para os casos estritamente necessários e justificáveis pela legislação em vigor, nomeadamente, e como exemplo, para o caso de medicina no trabalho.

     

    4.1.2 Situações que envolvam ferramentas Web

    Os dados pessoais são recolhidos diretamente através de ferramentas Web oficiais da Walkemor, S.A., nomeadamente os Web Sites de compras “on line”, ou indiretamente através de ferramentas de “marketing automation” e publicidade “on line” de parceiros subcontratantes devidamente autorizados e em total cumprimento com a política de gestão da privacidade da Walkemor, S.A..

     

    Ocorrem também recolhas indiretas através de parceiros subcontratantes referentes à colocação de encomendas, como são o caso da Amazon e Overcube.

     

    A política de gestão de cookies complementa este tema, apresentando as opções de “opt-in” e “opt-out” que estão disponíveis no site oficial da Walkemor, S.A..

     

    O titular de dados pessoais poderá ainda realizar o “opt-out” de serviços de publicidade “on line” nas ferramentas sociais da Walkemor, S.A., nomeadamente o Facebook, Google Ads e Instagram.

     

    A Walkemor, S.A. assume que em caso algum, um formulário manual ou informatizado terá opções previamente preenchidas. Todas as alternativas são selecionadas pelo titular dos dados.

     

    A recolha de dados pessoais será sempre minimizada para as atividades estritamente necessárias ao interesse legítimo comercial da Walkemor, S.A..

     

    4.2 Processamento de Dados Pessoais

    Os dados pessoais autorizados pelos titulares serão utilizados pela Walkemor, S.A. para o estrito objetivo de sustentar as suas atividades comerciais e as obrigações legais decorrentes.

     

    4.2.1 Situações que não envolvam ferramentas Web

    Atividades incluídas:

    Justificação

    Finalidade de Tratamento

    Fundamentação

    Gestão de Candidatos a Emprego

    Análise curricular e seleção para entrevista

    Gestão do ciclo de vida da contratação de um colaborador

    Exportação de dados do Curriculum Vitae para plataforma interna de gestão de candidatos

    Contacto com o candidato nas várias fases do processo

    Comunicação dos dados ao candidato em caso de seleção

    Conservação dos dados para próximas oportunidades

    Contacto com o candidato para novas oportunidades e para atualização de dados

    Gestão de Recursos Humanos

    Gestão administrativa de recursos humanos

    Processamento de salário

    Gestão operacional da área de suporte à organização

    Criação do cartão do colaborador e colocação no diretório de contactos e acessos da empresa

    Segurança Física

    Controlo de acessos

    Captação de imagens de videovigilância

    Registo de assiduidade

    Controlo da segurança física dos edifícios

    Comunicação Interna e Externa

    Publicação de notícias, testemunhos, imagens e vídeos no website da empresa, newsletter interna e redes sociais

    Promoção da empresa e dos eventos em que participa

    Gestão Comercial

    Registo do cliente no ERP e ficha de cliente

    Registo e arquivo de propostas comerciais

    Gestão da relação comercial com o cliente

    Gestão Financeira

    Faturação e cobranças

    Partilha de informação com o serviço externo de contabilidade

    Gestão operacional da área de suporte

    Gestão de Compras

    Registo de fornecedor no ERP e ficha de fornecedor

    Consulta de contacto de fornecedor e registo de atividade

    Assistência Técnica

    Registo no ERP da assistência técnica

    Marcação do local de início e final de trajeto dos técnicos para registo da distância percorrida

    Gestão operacional da área de suporte

    Gestão de Sistemas de Informação

    Gestão das contas de sistemas de e-mail e serviços conexos

    Controlo de acessos

    Preparação de máquinas para entrega ao colaborador

    Conservação de dados de colaborador para a finalidade anterior

    Prestação do serviço ao colaborador

    Consulta de contactos de parceiros

    Gestão da relação com os parceiros

    Consulta e custódia de bases de dados de clientes

    Prestação do serviço de manutenção de software aplicacional

     

    Não serão utilizados dados para efeitos de criação e utilização de perfis de vendas ou indicadores de produtos, regiões ou tendências.

     

    4.2.2 Situações que envolvam ferramentas Web

    Atividades incluídas:

     

    Justificação

    Finalidade de Tratamento

    Fundamentação

    e-Commerce

    Registo de utilizador na loja online ou marketplaces

    Interesse legítimo para prestação de serviço ao cliente Web

    Gestão de encomendas online nos Web Sites

    Comunicação com o utilizador/cliente nas várias fases do processo de encomenda

    Transferência de dados para fornecedores de logística e transporte de mercadorias

    Conservação dos dados dos clientes registados para novas compras

    Transferência de dados para plataforma de envio de newsletters promocionais de marketing digital

    Transferência de dados para publicidade online em redes sociais

    Serviço de apoio ao cliente (“on line” ou por telefone)

     

    4.3 Partilha de Dados Pessoais

    4.3.1 Situações que não envolvam ferramentas Web

    A partilha de dados pessoais será feita, para os objetivos estritamente necessários e autorizados pelos titulares de dados pessoais, como suporte do desenvolvimento das atividades da Walkemor, S.A., incluindo:

     

    Destino da Partilha

    Dados a Partilhar

    Fundamentação

    Autoridades Legais Portuguesas

    Nome, morada, número de identificação fiscal, número de utente da segurança social, data de admissão, número cartão de cidadão

    Inscrição na segurança social.

    Comunicação com a autoridade tributária, aduaneira ou outras entidades legais.

    Autoridade de Controlo Portuguesa para a Proteção de Dados Pessoais

    Nome, morada, endereço electrónico, número de telefone, número cartão de cidadão

    Comunicação de reclamações ou violações de privacidade

    Comunicação com o EPD

    Medicina no Trabalho

    Nome, data de nascimento, data de admissão, número de utente da segurança social

    Inscrição no serviço de Medicina no Trabalho

    Criação da ficha de aptidão médica

    Seguradoras

    Nome, número de identificação fiscal, morada, data de nascimento, data de admissão

    Inscrição em apólices de seguros de acidentes de trabalho de colaboradores

    Entidades Bancárias

    Nome, número internacional de conta bancária

    Processamento de salários e pagamento de despesas

    Prestador(es) de Serviços de Contabilidade

    Nome, número de identificação fiscal, morada, número cartão de cidadão

    Cumprimento das obrigações fiscais e gestão da contabilidade da empresa

    Prestador(es) de Serviços Jurídicos

    Nome, número de identificação fiscal, morada, número cartão de cidadão

    Gestão de conflitos

    Celebração de contratos

    Prestadores de Serviços Informáticos

    Nome, histórico profissional

    Apresentação de candidatos para o serviço de outsourcing

     

    Toda e qualquer necessidade adicional será alvo de um pedido complementar de consentimento informado aos respetivos titulares de dados pessoais.

     

    Esta partilha de dados será integralmente realizada dentro da União Europeia.

    Tendo em conta estes princípios, os dados pessoais podem assim ser transmitidos a subcontratantes, que, através da formalização de um acordo específico para cada caso, se comprometem a cumprir os controlos de segurança necessários em conformidade com as determinações da política de gestão da privacidade da Walkemor, S.A..

     

    4.3.2 Situações que envolvam ferramentas Web

    A partilha de dados pessoais será feita apenas e só com parceiros subcontratantes que subscreveram o acordo de gestão da segurança destes dados em conformidade com as determinações da política de gestão da privacidade da Walkemor, S.A..

    Destino da Partilha

    Dados a Partilhar

    Fundamentação

    Marketing Automation

    Género, idade e data de nascimento

    Realização de campanhas personalizadas para o cliente

    Envio de Newsletters e/ou SMS

    Nome, endereço eletrónico, morada, data de nascimento, número de telefone

    Envio de notícias, campanhas e ofertas personalizadas para o cliente

    Publicidade “On Line”

    Endereço eletrónico

    Publicidade Google Ads, Facebook e Instagram

    Logística e Entrega

    Endereço eletrónico, nome, número de telefone, morada de envio e de faturação, data de nascimento, método de pagamento, número de identificação fiscal

    Necessidades operacionais na interligação com a Chronopost, CTT e DHL

    Pagamento “on line”

    Número do cartão bancário e referência multibanco (se aplicável)

    Necessidades operacionais na interligação com a HiPay e Paypal

     

    Existe lugar à partilha de dados com subcontratantes formalmente autorizados para efeitos de marketing digital. Os dados pessoais envolvidos nestas partilhas estão sujeitos ao consentimento por parte do respetivo titular, havendo em qualquer momento lugar à possibilidade de realizar “opt-out”.

     

    Para os casos de segmentação de campanhas de marketing digital com parceiros subcontratantes intercontinentais estas partilhas podem dar origem a transferências de dados para fora da União Europeia.

     

    Nestes casos, a Walkemor, S.A. terá o cuidado de implementar controlos de segurança apropriados a cada situação de risco identificada, assim como assegurar ao titular a garantia da execução incondicional dos seus direitos e todos os requisitos do Regulamento Geral de Proteção de Dados.

     

    4.4 Conservação de Dados Pessoais

    A Walkemor, S.A., para cada finalidade de tratamento apresentada, conserva os dados pessoais recolhidos, pelos prazos máximos indicados em seguida:

     

    Objetivo da Conservação

    Tempo de Retenção

    Fundamentação

    Documentos Legais

    10 Anos

    Requisitos legais vigentes

    Dados relacionados com candidaturas a emprego

    5 Anos

    Dados relacionados com recursos humanos

    1 Ano

    Dados relacionados com medicina do trabalho

    5 Anos

    Dados Biométricos

    Até mudança de funções ou final do contrato

    Videovigilância

    1 Mês

    Publicações de comunicação que contenham dados pessoais de colaboradores

    Até final do contrato

    Em função das necessidades operacionais e da estratégia da organização a nível de comunicação

    Publicações de comunicação que contenham dados pessoais

    3 Anos

    Dados relacionados com Encomendas de Clientes por Contrato

    3 Anos

    Em função das necessidades operacionais da organização

    Dados relacionados com Encomendas de Clientes Web

    3 Anos

    Em função das necessidades operacionais da organização

    Dados relacionados com Marketing e Publicidade

    Até ser feito “opt-out”

    Incluem cookies”, “newsletters” e envio de SMS

    Reclamações e violações de privacidade

    5 Anos

    Suporte de processos jurídicos em caso de necessidade

    Registos e Evidências de Auditoria

    5 Anos

    Suporte de processos jurídicos em caso de necessidade

     

    Por retenção entende-se o armazenamento seguro de dados, em formato digital ou em papel, em recurso(s) sob responsabilidade da Walkemor, S.A., assegurando as condições de longevidade e utilização em função do tempo definido.

     

     5. Direitos dos Titulares

    A Walkemor, S.A. assegura que todos os titulares de dados terão condições de exercer os seus direitos, previstos e descritos no Regulamento Geral de Proteção de Dados, tendo para este efeito sido nomeado um Encarregado de Proteção de Dados (EPD).

     

    Qualquer titular, para exercer os seus direitos e/ou apresentar qualquer questão relacionada com este tema, nomeadamente a apresentação de reclamações, deverá colocar o seu pedido por escrito através do uso do endereço de email dpo@wockshoes.com.

     

    No caso de ser identificada uma violação de privacidade, o titular poderá comunicar por esta mesma via ou diretamente com a autoridade de controlo que selecionar.

     

    Na sequência dos registos de reclamação ou violação de privacidade, a Walkemor, S.A. assegura a execução de um procedimento de comunicação com o titular, informando-o atempadamente e de acordo com o estipulado pelo Regulamento Geral de Proteção de Dados, em cada passo do tratamento da sua reclamação, e no estrito cumprimento dos prazos e condições definidos pelo regulamento.

     

    6. Funções e Responsabilidades

    A gestão de topo da Walkemor, S.A.  tem como função assegurar que a Política de Gestão da Privacidade está alinhada com a estratégia da empresa, assim como garantir a sua melhoria contínua.

     

    O Encarregado de Proteção de Dados tem como função assegurar a conformidade para com os requisitos do Regulamento Geral de Proteção de Dados de uma forma contínua e sistemática, que todos os direitos dos titulares estão a ser cumpridos e que são operacionalizados os controlos de segurança adequados para estes objetivos.

     

    Todos os colaboradores da Walkemor, S.A., assim como os seus subcontratantes, têm a responsabilidade de cumprir e fazer cumprir os compromissos da Política de Gestão da Privacidade.

     

    7. Revisão e Melhoria Contínua

    A Política de Gestão da Privacidade será revista anualmente, ou sempre que existirem alterações significativas no inventário de dados pessoais e/ou nos suportes informáticos ou documentais que sustentam a garantia dos direitos dos titulares.

     

    Cada revisão dará origem a uma nova versão da Política de Gestão da Privacidade.

     

    8. Divulgação e Publicação

    A Política de Gestão da Privacidade será divulgada a todos os titulares de dados pessoais que interagem com a Walkemor, S.A. e estará disponível sempre que solicitada, uma vez que a informação que contem está classificada como de acesso público.

     

    A Política de Gestão da Privacidade está disponível no Website institucional, nas ferramentas na Internet de suporte ao negócio e também nas redes sociais onde a Walkemor, S.A. tem presença.

     


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