POLÍTICA DE GESTIÓN DE PRIVACIDAD
1. Aplicación
La Política de Gestión de la Privacidad presenta el compromiso de Walkemore, S.A. en relación con la gestión de la privacidad de los datos personales de los titulares de los datos, así como el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos, identificado como Reglamento (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO, de 27 de abril de 2016.
Teniendo en cuenta el inventario de datos de carácter personal que Walkemore, S.A. mantiene actualizado, todos los datos considerados privados y/o sensibles gestionados de acuerdo con los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos con el fin de garantizar los derechos de los titulares de los datos.
2. Confidencialidad y privacidad de los datos personales
Para Walkemore, S.A., los titulares de los datos personales son todos los clientes corporativos contractuales, clientes web, empleados de la empresa y proveedores/prestadores de servicios (subcontratistas).
A los datos personales y/o sensibles que se ponen a disposición de Walkemore, S.A. acceden los empleados de la empresa formalmente autorizados para realizar dichas tareas.
Los datos se utilizan únicamente para actividades previamente autorizadas por los titulares de los datos a través del consentimiento previo, informado y libre.
Por lo tanto, en el compromiso de garantizar la privacidad de los datos personales, también se garantiza la confidencialidad.
La garantía de confidencialidad se asegura a través de la celebración, con los empleados de Walkemore, S.A., de acuerdos para la protección de los datos personales a los que acceden y con los que trabajan en el ejercicio de su actividad profesional.
3. Identificación del responsable del tratamiento de datos personales
El responsable del tratamiento de los datos personales es Walkemore, S.A., con sede en Rua das Casas Queimadas, nº567, 4415-439 Grijó, Vila Nova de Gaia, Portugal, nº de IVA PT 513 165 703.
4.Recogida, tratamiento, puesta en común y conservación de datos personales
4.1 Recogida de datos personales
4.1.1 Situaciones que no implican herramientas web
Los datos personales se recogen directamente de las siguientes fuentes: de rellenar el formulario de la página web de Walkemore, S.A., de solicitar un empleo y compartir el currículum vitae, de rellenar formularios en papel, de la captura de imágenes y vídeos, datos biométricos, dirección de correo electrónico o teléfono.
Los datos personales también pueden recogerse indirectamente mediante la importación del contenido del currículum vitae en la plataforma interna de gestión de candidatos.
No se ejecutará ningún otro método de recogida indirecta de datos personales.
La recogida de datos personales sensibles solo se llevará a cabo en casos estrictamente necesarios y justificados por la legislación, en concreto, y como ejemplo, para la Medicina del trabajo.
4.1.2 Situaciones que implican herramientas web
Los datos personales se recogen directamente a través de las herramientas web oficiales de Walkemore, S.A., tales como los sitios de compras en línea, o indirectamente a través de herramientas de "automatización de marketing" y publicidad "en línea" a través de socios subcontratistas debidamente autorizados y totalmente conformes con la política de gestión de la privacidad.
También se recogen indirectamente a través de socios subcontratistas para la realización de pedidos, como Amazon y Overcube.
La política de gestión de cookies complementa este tema presentando las opciones de "opt-in" y "opt-out" que están disponibles en el sitio web oficial de Walkemore, S.A.
El titular de los datos también puede optar por excluirse de los servicios de publicidad en línea en las herramientas sociales de Walkemore, S.A., a saber, Facebook, Google Ads e Instagram.
Walkemore, S.A. asume que en ningún caso un formulario manual o informatizado tendrá opciones rellenadas previamente. Todas las alternativas son seleccionadas por el titular de los datos.
La recogida de datos personales se minimizará siempre para las actividades estrictamente necesarias para el legítimo interés comercial de Walkemore, S.A..
4.2 Tratamiento de datos personales
Los datos personales autorizados solo serán utilizados por Walkemore, S.A. con la estricta finalidad de mantener sus actividades comerciales y sus obligaciones legales.
4.2.1 Situaciones que no implican herramientas web
Actividades incluidas:
Justificación | Propósito del tratamiento | Fundamentación |
Gestión de los solicitantes de empleo | Análisis del currículum vitae y selección para entrevistas | Gestión del ciclo de vida de la contratación de personal |
Exportación de datos del curriculum Vitae a la plataforma interna de gestión de candidatos | ||
Contacto con el solicitante de empleo en diferentes etapas del proceso | ||
Comunicación de datos al solicitante de empleo en caso de selección | ||
Retención de datos para futuras oportunidades | ||
Contacto con el solicitante de empleo para obtener nuevas oportunidades y para actualizar los datos | ||
Gestión de recursos humanos | Gestión administrativa de los recursos humanos Procesamiento de salarios | Gestión operativa del área de apoyo organizativo |
Tarjeta de empleado y colocación en los contactos de la empresa y en el directorio de acceso | ||
Seguridad física | Control de acceso Imágenes de videovigilancia Registro de asistencia | Control de la seguridad física de los edificios |
Comunicación interna y externa | Publicación de noticias, testimonios, imágenes y vídeos en la página web de la empresa, boletín interno y redes sociales | Promoción de la empresa y de los eventos en los que participa |
Dirección comercial | Registro de clientes en ERP y formulario de cliente Registro y archivo de propuestas comerciales | Gestión de las relaciones con los clientes |
Gestión financiera | Facturación y cobro Información compartida con el servicio de contabilidad externo | Gestión operativa del área de apoyo organizativo |
Gestión de compras | Registro de proveedores en el ERP y formulario de proveedores Consulta de contactos de proveedores y registro de actividad | |
Asistencia técnica | Registro en ERP para asistencia técnica Marcado del inicio y el final de la ruta de los técnicos para registrar la distancia recorrida | Gestión operativa del área de apoyo organizativo |
Gestión de sistemas de información | Administración de cuentas del sistema de correo electrónico y servicios relacionados | Control de acceso |
Preparación de las máquinas para la entrega al empleado Retención de los datos de los empleados para el objetivo anterior | Prestación de servicios a los empleados | |
Consulta de contactos de socios | Gestión de las relaciones con los socios | |
Consulta y custodia de bases de datos de clientes | Prestación de servicios de mantenimiento de software de aplicación |
No se utilizarán datos para la creación y utilización de perfiles de ventas o indicadores de productos, regiones o tendencias.
4.2.2 Situaciones que implican herramientas web
Actividades incluidas:
Justificación | Propósito del tratamiento | Fundamentación |
Comercio electrónico | Registro de usuarios en la tienda en línea o en los mercados | Interés legítimo por la prestación de servicios de cliente web |
Gestión de pedidos en línea en sitios web | ||
Comunicación con el usuario/cliente en las diferentes etapas del proceso de pedido | ||
Transferencia de datos a proveedores de logística y carga | ||
Retención de los datos de los clientes con el registro para nuevas compras | ||
Transferencia de datos a la plataforma de envío de boletines promocionales de marketing digital | ||
Transferencia de datos para publicidad en línea en redes sociales | ||
Servicio al cliente (en línea o por teléfono) |
4.3. Intercambio de datos personales
4.3.1 Situaciones que no implican herramientas web
La cesión de datos personales se realizará para fines estrictamente necesarios y autorizados por el titular de los datos a modo de apoyo para el desarrollo de las actividades de Walkemore, S.A., entre las que se incluyen:
Destino de uso compartido | Datos compartidos | Fundamentación |
Autoridades legales portuguesas | Número, dirección, número de identificación fiscal, número de seguridad social, datos de admisión, número de DNI | Inscripción en la Seguridad Social Comunicación con las autoridades fiscales, aduaneras u otras entidades jurídicas |
Autoridad de Control de Portugal para la Protección de Datos Personales | Número, dirección, dirección de correo electrónico, número de teléfono, número de documento de identidad | Comunicación de quejas o violaciones de la privacidad Comunicación con las OPD |
Medicina del trabajo | Nombre, fecha de nacimiento, datos de admisión, número de seguridad social | Registro de servicios de Medicina del trabajo Creación de formularios médicos |
Aseguradoras | Nombre, número de identificación fiscal, dirección, fecha de nacimiento, datos de admisión | Inscripción del empleado en el seguro de accidentes de trabajo |
Entidades bancarias | Nombre, número de cuenta bancaria internacional | Tramitación de sueldos y pago de gastos |
Proveedores de servicios de contabilidad | Nombre, número de identificación fiscal, dirección, número de DNI | Cumplimiento de las obligaciones fiscales y gestión de la contabilidad de la empresa |
Proveedores de servicios legales | Nombre, número de identificación fiscal, dirección, número de DNI | Gestión de conflictos Firma de contratos |
Proveedores de servicios informáticos | Nombre, historial de trabajo | Presentación de candidatos para el servicio de externalización |
Cualquier requisito adicional estará sujeto a una solicitud complementaria de consentimiento informado a los respectivos titulares de los datos.
Este intercambio de datos se realizará plenamente en la Unión Europea.
En relación con estos principios, los datos personales podrán transmitirse a subcontratistas que, mediante un acuerdo formal específico para cada caso, se comprometan a cumplir con los controles de seguridad necesarios de acuerdo con la política de gestión de privacidad de Walkemore, S.A..
4.3.2 Situaciones que implican herramientas web
El intercambio de datos personales solo se realizará con socios subcontratistas que hayan firmado el acuerdo de gestión de seguridad conforme a las determinaciones de la política de gestión de la privacidad de Walkemore, S.A..
Destino de uso compartido | Datos compartidos | Fundamentación |
Automatización de marketing | Género, edad y fecha de nacimiento | Campañas personalizadas para el cliente |
Envío de boletines de noticias y/o SMS | Nombre, dirección de correo electrónico, dirección, fecha de nacimiento, número de teléfono | Envío personalizado de noticias, campañas y ofertas al cliente |
Publicidad en línea | Dirección de correo electrónico | Publicidad de Google Ads, Facebook e Instagram |
Logística y entrega | Dirección de correo electrónico, nombre, número de teléfono, dirección de envío y facturación, fecha de nacimiento, método de pago, número de identificación fiscal | Requisitos operativos para la interconexión con Chronopost, CTT y DHL |
Pago en línea | Número de tarjeta bancaria y referencia del cajero automático (si corresponde) | Requisitos operativos para la interconexión con HiPay, Paypal y Klarna* |
*Para ofrecer los métodos de pago de Klarna, en el momento del pago, Walkemore, S.A. puede transmitir a Klarna durante el proceso de compra los datos personales del cliente incluidos en el formulario de contacto y detalles del pedido, para que Klarna pueda evaluar si se cumplen los requisitos para acceder a los métodos de pago y para adaptar esos métodos de pago al perfil del cliente. Los datos personales se procesan de acuerdo con las disposiciones de la política de privacidad de Klarna.
Se comparten datos con subcontratistas formalmente autorizados para fines de marketing digital. Los datos personales relacionados con estas acciones están sujetos al consentimiento del titular de los datos y, en cualquier momento, existe la posibilidad de excluirse (opt-out).
En el caso de campañas de marketing digital con socios subcontratados intercontinentales, estas acciones pueden conducir a la transferencia de datos fuera de la Unión Europea.
En estos casos, Walkemore, S.A. implantará los controles de seguridad adecuados a cada situación de riesgo identificada, garantizando también a los titulares de los datos la garantía del cumplimiento incondicional de sus derechos y de todos los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos.
4.4 Almacenamiento de datos personales
Para cada finalidad de tratamiento Walkemore, S.A. conservará los datos personales, durante los periodos máximos que se indican a continuación:
Propósito de la conservación | Tiempo de retención | Fundamentación |
Documentos legales | 10 años | Requisitos legales actuales |
Datos de la solicitud de empleo | 5 años | |
Datos de recursos humanos | 1 año | |
Datos de medicina del trabajo | 5 años | |
Datos biométricos | Hasta el cambio de puesto o la finalización del contrato | |
Videovigilancia | 1 mes | |
Publicaciones de comunicación que contienen datos personales de los empleados | Hasta el final del contrato | Dependiendo de las necesidades operativas y de la estrategia de comunicación de la organización |
Publicaciones de comunicación que contengan datos personales | 3 años | |
Datos de pedidos de cliente de contrato | 3 años | Dependiendo de las necesidades operativas de la organización |
Datos de pedidos de clientes web | 3 años | Dependiendo de las necesidades operativas de la organización |
Datos de marketing y publicidad | Hasta el "opt-out" | Inclusión de cookies, boletines de noticias y SMS |
Quejas y violaciones de la privacidad | 5 años | Apoyo en los procedimientos legales (si es necesario) |
Registros y pruebas de auditoría | 5 años | Apoyo en los procedimientos legales (si es necesario) |
La retención es el almacenamiento seguro de datos, en formato digital o en papel, en recursos bajo la responsabilidad de Walkemore, S.A., que garantiza las condiciones de longevidad y uso en función del tiempo definido.
5. Derechos de los interessados
Walkemore, S.A. asegura que todos los interesados tendrán las condiciones para ejercer sus derechos, previstos y descritos en el Reglamento General de Protección de Datos, habiendo nombrado para tal efecto a un Delegado de Protección de Datos (DPD).
El interesado tiene los siguientes derechos:
5.1. Derecho a ser informado:
El interesado tiene derecho a obtener información clara, transparente y comprensible sobre la forma en que Walkemore, S.A. usa sus datos personales. Con esa finalidad se facilita la presente Política de Privacidad y de Cookies.
5.2. Derecho de acceso:
Más allá del derecho de información, el interesado podrá acceder a sus datos personales tratados y conservados por Walkemore, S.A. En tales casos, Walkemore, S.A. le facilitará una copia de los datos personales que son objeto de tratamiento.
5.3. Derecho de rectificación:
El interesado tiene derecho a rectificar sus datos personales si estos fueran incorrectos, estuvieran desactualizados o si quisiera completarlos. Para ello, podrá ponerse en contacto con Walkemore, S.A. o, si se hubiera registrado en el sitio web, dirigiéndose a su «área de cliente».
5.4. Derecho de supresión («el derecho al olvido»):
El interesado puede solicitar a Walkemore, S.A. que se eliminen sus datos; no obstante, este no es un derecho absoluto, pues podrán existir fundamentos legales u otros intereses legítimos para la retención de sus datos personales.
La eliminación de los datos personales es irreversible, lo que significa que no se podrán recuperar.
5.5. Derecho de oposición, incluyendo marketing directo:
El interesado puede eliminar la suscripción de la Newsletter Walkemore, S.A. u optar por ser eliminado de otras comunicaciones directas de marketing en cualquier momento, así como oponerse al tratamiento de sus datos personales. El interesado podrá darse de baja directamente de la Newsletter haciendo clic en «Darse de baja», modificar el consentimiento de las notificaciones mediante correo electrónico y/o SMS en su área de cliente o ponerse en contacto con Walkemore, S.A. solicitando las modificaciones deseadas. Igualmente, podrá oponerse en cualquier momento a la elaboración de su perfil y a la utilización de sus datos para investigaciones de mercado u otras acciones de publicidad.
5.6. Derecho a retirar, en cualquier momento, su consentimiento para el tratamiento de datos:
El interesado puede retirar su consentimiento al tratamiento de datos cuando dicho tratamiento estuviera basado en su consentimiento. La retirada del consentimiento no afecta a la legalidad del tratamiento basado en el consentimiento antes de dicha retirada.
5.7. Derecho a presentar una queja ante la autoridad reguladora:
En el caso de que se identifique una violación de la privacidad, el interesado podrá comunicarla a través de o directamente ante la autoridad de control que seleccione.
En respuesta a los registros de reclamación o violación de privacidad, Walkemore, S.A. asegura la ejecución de un procedimiento de comunicación con el interesado, informándole a su debido tiempo, y de acuerdo con lo estipulado por el Reglamento General de Protección de Datos, en cada paso del tratamiento de su reclamación, y en estricto cumplimiento de los plazos y condiciones definidos por el reglamento.
5.8. Derecho a la portabilidad de los datos:
El interesado tiene derecho a transmitir, copiar o transferir los datos de nuestra base de datos a otra.
5.9. Derecho a la limitación del tratamiento:
El interesado tiene derecho a solicitar la restricción del tratamiento de sus datos en las siguientes situaciones: si impugna la exactitud de los datos, si el tratamiento fuera ilícito y el interesado se opusiera a la supresión de los datos personales y solicitara la limitación de su uso, si los datos ya no fueran necesarios para Walkemore, S.A. pero fueran necesarios para el cliente o si hubiera ejercido el derecho de oposición mencionado anteriormente, durante el periodo de tiempo en que Walkemore, S.A. verifica si los motivos legítimos para el tratamiento prevalecen o no sobre este derecho.
Cualquier interesado, para ejercer sus derechos y/o presentar cualquier consulta relacionada con este tema, en particular, la presentación de reclamaciones, deberá hacer su solicitud por escrito en la dirección de correo electrónico dpo@wockshoes.com
6. Roles y responsabilidades
La directiva de Walkemore, S.A. asegura que la política de gestión de la privacidad está en sintonía con la estrategia de la empresa, además de asegurar su mejora continua.
El responsable de la protección de datos tiene la función de garantizar el cumplimiento de los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos de forma continua y sistemática, que se cumplan todos los derechos de los titulares de los datos y que los controles de seguridad sean adecuados para estos fines.
Todos los empleados de Walkemore, S.A., así como sus subcontratistas, tienen la responsabilidad de cumplir y hacer cumplir los compromisos de la política de gestión de la privacidad.
7. Revisión y mejora continua
La política de gestión de la privacidad se revisará anualmente o siempre que se produzcan cambios significativos en el inventario de datos personales y/o en los soportes informáticos o documentales que garantizan los derechos de los titulares de los datos.
Cada revisión dará lugar a una nueva versión de la política de gestión de la privacidad.
8. Divulgación y publicación
La política de gestión de la privacidad se revelará a todos los titulares de datos que interactúen con Walkemore, S.A. y estará disponible previa solicitud, ya que la información contenida en la misma está clasificada como de acceso público.
La política de protección de datos está disponible en el sitio web institucional, en las herramientas de Internet que dan soporte al negocio y también en las redes sociales donde Walkemore, S.A. está presente.
